iPad移动办公基础篇：把电脑里的文件移动化

企业移动化办公常见的景象是，在移动过程中需要存取文档时，必须边运动边拿出笔记本电脑，等待开机后在短时间内找到文档，并对文档进行处理。但笔记本电脑在移动过程中的操作便利性（例如：在移动过程中鼠标点选目标的可操作性），以及设备本身的尺寸、重量、开机速度和电池续航力并不适合长时间移动办公的族群。对于移动办公的族群来说，最常讲的一句话就是：“您等一等，我找个地方开一下电脑”。

为了解决这个问题，企业移动互联顾问团为您推荐一款在iPad和iPhone上的移动存取文档的 App：Documents by Readdle

文档存取的基本功能

传统在电脑上存取文档就是针对文件进行新增、删除、修改、搜索以及发送邮件等操作，这些功能iPad本身就有。在 PC上通过档案管理员来进行档案的统一管理，在iPad上是通过 App 来实现。Documents by Readdle就是一个类似档案管理员的 App,可以把您电脑里的文档在iPad 上进行移动化。

打开Documents by Readdle后，我们可以看到如图一的主画面，用户可以直接存取在iPad上的以及在iOS设备间同步的或存放在云端的文档。

（图1：Documents by Readdle的主界面，用户可以直接存取在iPad上的以及在iOS设备间同步的或存放在云端的文档。）

点选右上角的编辑按钮，我们可以开启编辑模式，在画面的左边可以看到基本的文档存取功能，用户可以进行文件或档案夹的复制、移动、重要性星标、重命名、压缩、解压缩、删除、发送邮件、上传、利用其他 App 开启、创建文件夹、创建新文件等功能。

（图2：选中编辑按钮之后，在画面的左边可以看到基本的文档存取功能，用户可以进行文件或档案夹的复制、移动、重要性星标、重命名、压缩、解压缩、删除、发送邮件、上传、利用其他 App 开启、创建文件夹、创建新文件等功能。）

（图3：复制和移动的操作类似，最少三次的点击就可以轻松完成这两个操作。我们可以点选想要复制或者移动的文件，然后点击左侧“复制”或者“移动”的按钮，然后选择目标地址。）

（图4-1 需要给图片加星标，首先需要在编辑状态下选中图片，然后点击左侧的“星标”图标，点击之后，选中的图片文件名前面会加上黄色的星形图标）

（图4-2：标记之后的文件，在浏览状态下，会在左侧菜单处统一显示，方便我们查找。）

（图5：在PC环境下，对文件的重命名，大多数人会采用较慢双击的方式来进行，但是平板电脑的小屏幕触控环境下，这种操作方式的实用性大打折扣，首先双击对于触控来说是一种较为不可靠的操作方式，其次在小屏幕还需要虚拟键盘的环境下，直接在文件名的位置进行编辑，可能需要来回滑动屏幕，手机也很难精准定位到文件名上，因此， Documents 采用了更符合触控的操作方式，用两种方式可以激活重命名操作，第一种方式，选中文件后，点击左侧“重命名”图标，第二种方式，直接点击文件名，之后系统会弹出一个悬浮层，以较大的字体单独显示文件名，即便有虚拟键盘，屏幕也不显得拥挤，不论对于完整名称编辑、部分名称修改还是文件名后缀修改，都能够轻松解决）

（图6：除了在浏览界面可以通过拖动文件上传到各大网盘之外，在编辑界面中，我们也可以通过选中文件再点击上传按钮，快速的上传到已经绑定的网盘中。）

（图7：对于不同格式的文档， Documents 还可以直接选择打开的方式，比如 Word 文档，如果我们在 iPad 上安装了 Pages ，在“打开到”选项中就会出现对应的图标，而一些国内的流行应用，比如百度云，也能够和 Documents 深度整合。）

（图8：我们日常的文件操作除了这些简单的复制、删除之外，还需要寻找到目标文件，除了可以通过加星标来寻找之外，我们还可以进行精确搜索，点击 Documents 主界面左上角的放大镜图标，就可以进入搜索界面，我们可以选择按照文件名进行搜索，如果想要搜索文档中的具体内容，可以选择按照内容搜索，第一次进行内容搜索需要激活对应配置。）

多格式兼容

iPad虽然搭载着iOS操作系统，但并不影响其存取不同平台生成的文件档案，除了苹果本身提供的免费办公软件 iWork（包含 Pages、Numbers 和  Keynote），对于微软Office，国产的 WPS，纯文字档和PDF 档也都支持。企业移动互联顾问团以微软的 Office 来测试在iPad上的兼容性。

从实际使用效果来看，Documents by Readdle对微软 Office生成 Word、Excel 和 PowerPoint提供良好的支持，在iPad上的显示正常，没有问题。但由于微软并不提供iPad和 iPhone 版的 Office，因此，我们采用苹果提供的免费办公软件 iWork 来分别对 Word，Excel和 PowerPoint 进行编辑。

首先来看看 Documents 本身的功能，这款应用可以读取、显示微软 Office 文档，但是并不提供编辑功能，因此，不论是打开 Word 、 Excel 还是 PowerPoint ，都是同样的阅读和操作方式，我们就用 Word 文档来进行说明，您会发现在iPad上阅读 Word 文件并没有问题，所有版式和 PC 端、 Mac 端均保持一致，我们可以在文档的任意位置添加书签，也可以将文档直接打印出来，或者在其他的应用程序中打开。

（图9：点击文档阅读界面右上角的第二个按钮，就可以打开书签界面，这里我们可以进行书签的添加和管理，方便标记文档阅读位置。）

（图10：点击右上角最右边的分享按钮，就可以打开一个菜单，菜单中我们可以快速的设置将文档通过邮件还是其他App发送或打开，同时这里还可以设置屏幕的亮度模式，可以在标准的日间模式和夜间模式之间轻松切换。）

（图11：点击“打开”按钮之后，系统会自动关联可以打开该文档的应用程序，并且罗列出来，比如对于 Word 文档来说，目前已经安装在同一台 iPad 上可以打开的程序有苹果 iWork 套件中的 Pages 以及其他的 App。尽管 Documents 不具备文档的编辑功能，但这并不影响我们使用 iPad 编辑微软 Office 格式文档，原因在于苹果提供了免费的 iWork 组件，而在 Documents 中，我们可以快速的将文档利用 iWork 的各个套件打开。）

（图12：这是用 Pages 编辑一个 docx 格式文档的示例。）

（图13：Keynote 不仅可以查看 pptx 格式文件，甚至可以进行复杂的编辑，比如这里我们演示了一个设置页面过渡效果的操作，在iPad上可以用 Keynote 编辑 PowerPoint 文档。）

（图14：与微软在 Windows 平板电脑上提供和桌面版本一样的 Office 套件不同， iWork 完全针对移动化设计，所有的界面针对触控优化，比如 Numbers 的时间填充界面。）

除了基本的文件阅读与编辑外，Documents by Readdle还提供了其他文档的支持，包括了：

1.支持ZIP和RAR压缩包以及生成ZIP压缩文件。企业用户读取、解压ZIP和RAR格式文档，同时还支持将文件打包成为压缩文档，用户可以将其作为一个iPad上的压缩软件使用。

（图15：压缩文件的操作非常简单，在编辑状态下，选中需要打包的文件，点击左侧“ZIP”按钮就可以了。）

（图16：对于解压缩，Documents by Readdle还提供了对RAR的支持，不论是ZIP还是RAR，只要我们点击它，就可以直接释放文件，释放后的文件会自动保存在对应文件名的文件夹中。）

2.视频与音频的播放。一般的视频与音频格式都没有问题。

3.支持多种图片格式。除了常用的 JPG、PNG格式图片之外，在企业市场上，诸如TIFF这样的格式被广告、文印等行业所采纳，Documents by Readdle对于无损图片格式提供了很好的兼容性。

iPad与 PC 的深度整合

了解了在iPad上文档存取的基本功能以及文件的兼容性后，我们来看看文档如何放置到iPad上，以完成企业移动办公的任务。企业移动互联顾问团提供五种简便的方式：

第一种方式：通过邮件

通过邮件的整合不外乎两个方面：其一，利用邮件将 Documents 中的文档发送给他人；其二，将邮件中的 Office 格式附件储存在 Documents 中归档管理，不论哪一种，在 iOS 平台上，都可以轻松的实现。

（图17：打开任意一个或者多个文件，点击右上角的转发图标，点击“通过邮件发送”，系统会自动生成一封邮件，并且将这个文档保存在附件的位置，我们只需要编辑收件人、邮件正文等信息，就可以快速发送出这封邮件，邮件帐户和该 iPad 上的默认邮件帐户一致。）

（图18：当我们接收到有附件的邮件时，点击附件，“ Documents ”图标会自动在其中显示，我们可以将压缩文件、 Office 文档等直接保存到 Documents 中，进行所需要的操作。）

第二种方式：通过云存储

Documents by Readdle提供对多种云存储、网络硬盘的支持，不仅提供了包括了DropBox、Box、Google Drive等国际上流行的网络硬盘，还提供了微软SharePoint、SkyDrive等国内企业广泛应用的硬盘的支持，在添加了网络硬盘账号之后，主界面左侧就会出现对应的网盘名称，只需要将文件拖放到这些位置，就可以轻松实现上传文件到对应网盘，甚至比在PC上操作还要方便。

（图19：点击左侧菜单中的“网络”选项，在左侧会显示网络硬盘界面，点击“添加存储”就可以添加上一些主流的网络硬盘，比如 SkyDrive 等，添加之后的网络硬盘又会在左侧的列表中显示出来，此后如果要上传文件到网络硬盘中，最简便的操作就是在右侧拖动文件到对应的网络硬盘列表上。）

第三种方式：通过AirDrop传输

在 iPad 4、iPad mini 和 iPhone 5以后的 Apple 移动设备如果升级或安装iOS 7，就会自带AirDrop功能，这是原本在 Apple Mac操作系统电脑里的自带功能，现在iPad和 iPhone 上也有了。使用者可以在没有Wifi或 3G/4G 的情况下直接通过AirDrop传输文件档案给在附近开启AirDrop功能的iOS设备，相当的方便。目前还不支持 Mac 电脑与 Apple 移动设备间的 AirDrop。

（图20：首先，我们先要在控制中心中启动AirDrop，记住，传输的双方都要开启AirDrop功能。）

（图21：之后，在 Documents 中点击分享按钮，系统会自动搜寻周边的 iOS 用户，随后我们需要的操作就是点击这个人的头像。）

（图22：在接收方的手机上，会弹出确认对话框，一旦确认之后，传输将进行，整个过程无需任何3G、4G和WiFi网络的介入，也不会产生任何数据流量。）

第四种方式：通过 iTunes 传输

很多用户仍然习惯于将平板或者手机通过数据线连接到PC上，进行文件的拷贝、传输，这样的操作比较符合用户长年积累的习惯，同时在传输大量文件时稳定性、易用性都是最高的，而利用 iTunes 和 Documents by Readdle ，我们同样可以在 iPad 和 iPhone 上实现这些。

（图23：接上数据线之后，正常情况下系统会自动启动 iTunes ，此时我们进入到 iTunes 的应用程序界面中，找到“文件共享”处的 Documents 图标，点击之后，右侧会展开文件列表，点击添加到，系统会弹出对话框，选中想要传输到 iPad 上的文件，点击确定即可完成操作，不需要再点击同步按钮，非常方便。）

第五种方式：通过WiFi传输

一帮情况下，我们不推荐采用这种传输方式来共享文件，相比于邮件、 AirDrop 、 iTunes 等方式，这种方式的效率并不高，但是在特定环境下，比如家庭环境中，有时候这种方式将会带来更好的体验。

使用这种方式在 Windows 7 、 Mac OS X 和 Windows XP 下可以获得较好的体验，这几个操作系统都可以实现“映射网络驱动器”的功能，将 Documents 映射成为桌面操作系统中的一个磁盘盘符，操作文件就像在电脑本机上一样。

但这种方法有一个限制，就是在网络较为简单的环境中更容易使用，比如在家庭环境中，可以分配给 iPad 一个固定 IP 来实现更便捷的体验。

（图24：实现网络磁盘驱动器的步骤非常简单，三步即可完成：第一步，在 iPad 的“设置——无线局域网”选项中查看 iPad 的 IP 地址，并且记录下来，第二步，在 Documents 中开启“无线网络驱动器”选项，第三步，在桌面操作系统中映射网络驱动器。）

结语

在文章的开头我们提到企业移动化在文档存取时会纠结于传统 PC 和笔记本电脑的操作习惯，也因此继承了某些不方便性。PC 和笔记本电脑在设计之初并未考虑大量的移动需求，这也是为什么我们出门在外看到的是越来越多人使用iPad在进行工作和娱乐，这都是源自于用户的使用体验而造成的变化。希望这篇介绍，能为您对iPad在企业的应用上有更多的认识。如果您需要更多的信息与咨询，请联系企业移动互联顾问团。